Chat corporativo: a conversa da equipe com regra, histórico e dono

O que é um chat corporativo:

Chat corporativo é a ferramenta de mensagem que pertence à empresa. A conversa acontece como em qualquer aplicativo, mas a conta é da empresa, o histórico fica com ela e as regras de quem fala com quem são decididas pela gestão.

A diferença aparece no dia em que alguém sai. No grupo do aplicativo pessoal, o histórico vai embora no celular de quem saiu, e as conversas privadas com clientes e fornecedores ficam com ela. No chat corporativo, o acesso é revogado e o histórico continua com a empresa.

Também aparece no fim do expediente: a conversa de trabalho deixa de disputar espaço com a família e os amigos, e a pessoa pode silenciar o canal sem perder o aviso que exige resposta.

O que um chat corporativo precisa ter além de mandar mensagem:

• Canais por setor e por grupo: o assunto do financeiro fica no financeiro, e o grupo de projeto junta quem precisa estar junto.
• Regra de conversa direta: a gestão decide se as pessoas podem conversar em particular, e com quem.
• Mensagem que vira tarefa: o pedido feito no chat precisa ganhar responsável e prazo sem sair da conversa.
• Confirmação de leitura nominal: para o comunicado importante, saber quem confirmou, e não só quantos viram.
• Arquivo dentro da conversa: anexos guardados no ambiente da empresa, e não num link aberto.
• Celular e computador: o mesmo histórico nos dois lugares.
• Saída sem rastro: desligar uma pessoa encerra o acesso dela na hora.

Chat corporativo grátis: o que pesar antes:

Existem aplicativos de conversa sem custo, e para uma equipe pequena eles resolvem a troca de mensagens. Antes de adotar um, vale olhar três pontos:

• De quem é o histórico: se a conta é pessoal, a empresa não controla o que fica e o que sai quando alguém é desligado.
• Onde ficam os arquivos: contrato, orçamento e documento de cliente circulando em conta pessoal é dado pessoal fora do controle da empresa, com efeito na LGPD.
• O que acontece depois da mensagem: sem tarefa, ciente e documento, o chat vira um lugar a mais onde as coisas se perdem.

O Tex Interno não é gratuito. O plano Essencial tem implantação a partir de R$ 3.000 e manutenção de R$ 150 por mês. O que a empresa paga é o ambiente próprio, com regra, histórico e acompanhamento.

Como funciona o chat do Tex Interno:

No Tex Interno, a lista de conversas reúne os canais de setor, os grupos e as conversas diretas. Em cada mensagem, três atalhos: responder, encaminhar para outro setor e criar pendência.

• Política da administração: conversa direta ligada ou desligada, valendo dentro do setor ou na empresa toda, e liberação individual para quem precisa. A presença online também pode ser ligada ou não.
• Anexos e menções: arquivos enviados ficam no ambiente da empresa, e a menção com @ avisa a pessoa citada.
• Exigir ciente: no canal coletivo, a mensagem pode pedir confirmação. A lista de quem confirmou e de quem falta fica registrada.
• Fixar e silenciar: cada pessoa fixa as conversas que mais usa e silencia o canal que não precisa avisar. A menção direta e a mensagem que exige ciente continuam avisando.
• Marca d'água: a tela de mensagens leva o nome de quem está vendo e um dado mascarado, o que desestimula o print vazado. A empresa pode desligar.
• Sem recarregar: mensagem nova e não lidas aparecem enquanto a pessoa está na tela.

Para o comunicado que precisa de confirmação, veja como escrever um comunicado interno.

Da conversa à entrega:

O momento em que um chat corporativo se paga é quando o pedido não se perde. No Tex Interno, a mensagem "preciso do orçamento até quinta" vira, com um toque, uma pendência com responsável, prioridade e prazo, ligada à conversa de origem.

A pendência aparece para o responsável, conta no painel da gestão e entra nos relatórios de pendências atrasadas. A conversa segue normal, e ninguém precisa copiar o pedido para uma planilha. O passo a passo dessa parte está no guia do controle de tarefas.

O que o chat do Tex Interno não faz:

• Não faz chamada de voz nem de vídeo. Para a reunião, o Tex Interno organiza o convite e a confirmação de presença.
• Não conversa com cliente de fora. É um ambiente interno: só quem é colaborador cadastrado da empresa entra.
• Não importa o histórico do aplicativo pessoal. A conversa antiga fica onde está; a nova começa no canal da empresa.

Para ver o ambiente inteiro, com documentos e arquivos, leia sobre a intranet para empresas.