Intranet para empresas: o que ela precisa ter hoje e como colocar a equipe dentro

O que é uma intranet, e por que a antiga ficou vazia:

Intranet é uma rede interna, de acesso restrito a quem trabalha na empresa. Por muito tempo ela foi um portal: uma página de notícias, a lista de ramais, o formulário de férias e uma pasta de políticas. Funcionava enquanto todo mundo estava sentado diante de um computador da empresa.

Esse portal esvaziou por um motivo simples: o trabalho foi para o celular, e o celular já tinha um aplicativo de conversa. A informação passou a circular em grupos pessoais, misturada com a vida particular, sem dono e sem histórico. A intranet continuou no ar, só que ninguém mais abria.

Uma intranet que funciona hoje não é a página que a equipe visita de vez em quando. É o lugar onde a rotina acontece: onde chega o aviso, onde nasce a tarefa, onde mora o documento aprovado.

O que uma intranet para empresas precisa ter:

• Conversa organizada: canais por setor e por grupo de trabalho, para o assunto do financeiro não se perder no meio do comercial.
• Aviso com confirmação: o comunicado importante precisa de uma lista de quem leu, e não só de quem recebeu.
• Tarefa com responsável: o pedido feito na conversa tem que poder virar uma pendência com prazo, senão some na rolagem.
• Documento com versão: a política, o procedimento e o contrato aprovados, com quem aprovou e quando.
• Arquivos da empresa: materiais por setor, sem depender de link público ou do computador de alguém.
• Acesso pelo papel: colaborador, gerente e administração veem coisas diferentes, e a pessoa desligada perde o acesso na hora.
• Celular de verdade: se a equipe não consegue usar no telefone, ela volta para o aplicativo pessoal.

Como criar uma intranet sem que ela vire um portal esquecido:

1. Comece pelos setores e pelos papéis: quem fala com quem, quem aprova o quê e quem administra. Esse desenho decide tudo o que vem depois.
2. Escolha o que sai do grupo pessoal primeiro: normalmente os avisos e os pedidos entre setores. São os dois assuntos que mais se perdem.
3. Coloque o documento oficial num lugar só: a versão vigente da política, do manual e dos termos, com o histórico das anteriores.
4. Faça a entrada assistida: o primeiro acesso de cada pessoa, a instalação do aplicativo e o aceite do termo de confidencialidade.
5. Combine a regra da casa: aviso oficial sai pela intranet, pedido entre setores vira pendência. Sem a regra, o hábito antigo volta.

O erro mais comum é começar pelo visual: banner, página inicial e notícias. A equipe volta para a intranet pelo que ela resolve no dia, e não pela capa.

O Tex Interno como intranet da rotina:

No Tex Interno, cada empresa tem um ambiente próprio, separado das outras. A tela web reúne mensagens, pendências, calendário, avisos, documentos, arquivos, colaboradores, setores e grupos, relatórios e termos. O aplicativo instalável, em app.texinterno.com, leva a rotina para o celular e mostra a cada pessoa só as funções do papel dela.

• Mensagens por setor e grupo: com anexos, menções e encaminhamento para outro setor. A conversa direta entre pessoas segue a política que a administração define.
• Aviso com ciente: publicado no canal, com a lista de quem confirmou e de quem falta na tela Avisos.
• Pendência a partir da mensagem: o pedido vira demanda com responsável, prioridade e prazo, sem copiar e colar.
• Documentos com aprovação: rascunho, análise, aprovação ou reprovação, nova versão e uma trilha com o resumo de cada arquivo.
• Termo de confidencialidade: aceite individual por versão, com comprovante em PDF.

O calendário de reuniões existe na tela web; no aplicativo ainda não. Veja também a comunicação interna na empresa.

Intranet, chat e rede social corporativa: a diferença:

Os três nomes aparecem juntos na busca, mas resolvem coisas diferentes.

• Chat corporativo: resolve a conversa. É a parte que a equipe mais usa, mas sozinho não guarda documento nem acompanha tarefa.
• Rede social corporativa: resolve o engajamento, com publicações, curtidas e comentários. Ajuda a cultura, mas não é onde o pedido vira entrega.
• Intranet: é o ambiente que reúne a conversa, o aviso, a tarefa e o documento com as regras de acesso da empresa.

O Tex Interno fica do lado da intranet de rotina, com o chat dentro. Ele não tem mural de publicações com curtidas nem página inicial personalizável. Para a parte da conversa, veja o chat corporativo.

O que muda na implantação:

A implantação do Tex Interno é acompanhada. Começa pelo diagnóstico dos setores, dos papéis e dos fluxos, passa pela configuração do ambiente com a identidade visual da empresa, a equipe e as políticas de mensagem, e termina na entrada assistida, com o primeiro acesso e o aceite do termo.

O plano Essencial tem implantação a partir de R$ 3.000 e manutenção de R$ 150 por mês, com até 10 GB de armazenamento. Para ver como os documentos ficam organizados depois, leia sobre a gestão de documentos.