Controle de tarefas da equipe: cada pedido com responsável, prazo e histórico
O controle de tarefas de uma equipe pequena quase nunca falha por falta de ferramenta: falha porque o pedido nasce numa conversa e não tem dono. Esta página mostra o mínimo que cada tarefa precisa ter, como acompanhar sem reunião diária e como as pendências do Tex Interno registram responsável, prazo e cada mudança.
Por que o controle de tarefas se perde:
"Você consegue ver isso pra mim?" é a frase que mais gera trabalho esquecido numa empresa. O pedido chega no grupo, alguém responde "vejo sim", e três dias depois ninguém lembra quem ficou com ele. Não houve má vontade: houve um pedido sem dono, sem prazo e sem lugar.
Caderno, planilha e lista no grupo resolvem por algumas semanas. Depois esbarram nas mesmas três perguntas sem resposta: quem está com isso agora, para quando era e o que já foi feito.
O mínimo que toda tarefa precisa ter:
- Um título que diga a entrega: "Enviar orçamento revisado ao cliente Silva" é tarefa; "Cliente Silva" é assunto.
- Um responsável: uma pessoa, e não um setor inteiro. O setor pode ver; uma pessoa responde.
- Um prazo: uma data. "Urgente" sem data não é prazo.
- Uma prioridade: poucos níveis, como baixa, média e alta. Se tudo é alta, nada é.
- Uma situação: aberta, em andamento, concluída ou cancelada. Cancelar também é resposta.
- Um histórico: quem criou, quem assumiu, o que mudou e quando.
Com esses seis itens, a reunião de acompanhamento diária deixa de ser necessária: basta olhar a lista ordenada pelo que está atrasado e pelo que é prioritário.
Como as pendências funcionam no Tex Interno:
No Tex Interno, a tarefa se chama pendência. Ela pode nascer direto na tela de pendências ou de uma mensagem do chat, que é o caminho mais comum: o pedido aparece na conversa e vira pendência ali mesmo, sem copiar e colar.
- Os campos: título, descrição, categoria, setor, responsável, prioridade baixa, média ou alta, e prazo. Para pedidos de dinheiro, há referência e valor.
- As categorias: atividade interna, contato com cliente, orçamento, pedido a fornecedor, pagamento interno, pagamento externo, devolução e outro.
- O protocolo: cada pendência recebe um número sequencial da empresa, que dá para citar numa conversa.
- Quem é avisado: o responsável recebe "Nova pendência para você"; quando a pendência é do setor, o setor é avisado; e ela pode ser encaminhada a pessoas de qualquer setor, que também recebem o aviso.
Do aberto ao concluído, com histórico:
Uma pendência aberta pode ser assumida por quem vai cuidar dela, e passa a "em andamento" com o nome dessa pessoa. Depois ela é concluída ou cancelada, e quem criou recebe o aviso da mudança.
Cada passo fica no histórico: criação, quem assumiu, mudança de situação e os comentários, de até dois mil caracteres cada. Se duas pessoas tentam mudar a mesma pendência ao mesmo tempo, a segunda é avisada de que ela mudou, em vez de apagar sem saber o que a primeira fez.
A lista vem na ordem que mais ajuda, por situação, prioridade e prazo, e cada coluna pode ser ordenada com um clique. As pendências com prazo aparecem também no calendário do mês, ao lado das reuniões. Veja a agenda de reuniões da equipe.
O relatório do que atrasou:
Acompanhar uma pessoa é fácil. Acompanhar um setor exige número. O relatório de pendências em PDF do Tex Interno mostra, para o período escolhido, quantas pendências foram criadas, quantas foram concluídas, o tempo médio de conclusão em horas, quantas estão abertas agora e quantas estão atrasadas agora, com filtro por setor e por responsável.
O número não serve para culpar ninguém. Serve para ver onde o trabalho está parando: um setor com muitas atrasadas costuma ter pouca gente ou pedido mal descrito, e as duas coisas se resolvem com conversa, não com cobrança.
O que as pendências do Tex Interno não fazem:
- Não são gerenciador de projetos. Não há quadro de colunas para arrastar, dependência entre tarefas, cronograma nem divisão em subtarefas.
- Não contam horas. Não há apontamento de tempo trabalhado por tarefa.
- Não repetem sozinhas. Tarefa recorrente, como o fechamento de todo mês, é criada de novo a cada vez.
- Não integram com outros sistemas. As pendências vivem no Tex Interno, junto da conversa que as originou.
Para comunicar uma decisão que não é tarefa, e saber quem leu, veja o comunicado interno com ciente.
Perguntas frequentes:
Como fazer o controle de tarefas da equipe?
Dê a cada tarefa um título que diga a entrega, uma pessoa responsável, um prazo, uma prioridade, uma situação e um histórico. Com isso, a lista ordenada por atraso e prioridade substitui a cobrança no grupo.
Qual a diferença entre tarefa e projeto?
Tarefa é uma entrega com um responsável e um prazo. Projeto é um conjunto de tarefas com dependências e cronograma. As pendências do Tex Interno cuidam de tarefas, e não de projetos.
Uma mensagem do chat pode virar tarefa?
No Tex Interno, sim: a mensagem vira pendência ali mesmo, com responsável, prazo e prioridade, e a pendência guarda de qual mensagem nasceu.
O responsável é avisado quando recebe uma tarefa?
Sim. O responsável recebe o aviso de nova pendência, o setor é avisado quando a pendência é dele e quem recebe um encaminhamento também é avisado. Quem criou é avisado quando a situação muda.
Dá para ver quais tarefas estão atrasadas?
Sim. A lista pode ser ordenada por prazo, e o relatório de pendências em PDF mostra quantas estão abertas e quantas estão atrasadas agora, por setor ou por responsável.
O Tex Interno tem quadro kanban?
Não. As pendências são uma lista com situação, prioridade e prazo, ordenável por coluna. Não há quadro de arrastar, dependência entre tarefas nem cronograma.
Página atualizada em: 16/10/2026